Vannak olyan beszerzések, amelyek túlkészletezés okoznak, ezek közül különösen azok kártékonyak, amelyek akkor is lezajlanak, amikor már elértük a működéshez szükséges optimális készleteket. Ilyenkor felduzzad a készletünk, amely jelentők tőkelekötéssel jár és sokszor oda vezet, hogy eladhatatlan készleteink keletkeznek indokolatlanul.

Különösen veszélyes ez olyan termékek esetén, amelyek beszerzése könnyen, gyors keretek között megoldható, hiszen ilyen esetekben jobb elérni, hogy a beszállító „Just In Time” szállítson, vagy levegye a vállunkról a készletezés kockázatait.

Vajon felismeri annak jelentőségét, hogy mennyi tőkét von ez el a cég működéséből? Van eszköze arra, hogy megtalálja ezeket a termékeket? Megoldásaink segítségével ez néhány pillanat alatt elérhető.

Az ábrán látható, hogy a termeléshez szükséges felhasználásokhoz képest a beszerzések vonala magasabban fekszik, többet szerez be a cég, mint amennyi a működéshez szükséges.

Az sem jó, ha nincs elég készleten

Figyelnünk kell arra, hogy a beszerzéseink időben elérjék a beszállítókat. Különösen fontos ezt ellenőriznünk az olyan cikkek esetében, amelyek termelésben vagy értékesítésben vállalt szerepe az elsők között van. Persze a legfontosabba mindig figyel a cégvezetés, de vajon elkerülhetők-e az olyan problémák, amikor a gyártósor leáll, mert csak néhány csavar hiányzik?

Természetesen, ha tudjuk, milyen eszközökkel figyeljük ezeket, akkor nem lehet probléma. A másik fontos tényező, hogy különválogassuk, mely termékek fogynak szándékaink szerint – például kifutó, vagy lejáró szavatosságú termékek –,  és melyek azok, amelyeknél a rendelés elmaradt.

A képen egy partnerünk kifogyó készlete látható, amelyben már kiszűrtük a kifutó termékeket, csak azok maradtak meg, amelyek rendeléséről gondoskodni kell.

Kihasználatlan készletek ismerete

Ha a termelés vagy értékesítés igényli, akkor feltöltjük készleteinket, sokszor még akkor is, amikor nem indokolt. Ezáltal mindig lesz olyan készletünk, ami raktáron van, sőt olyan is, ami igény nélkül van raktáron.

Az állókészletek vizsgálatával kiszűrhetjük ezeket a tételeket és számot kapunk arról, hogy mekkora a mindig elérhető, de fel nem használt készletek mennyisége. Biztonsági készleteink tervezésekor elengedhetetlen segítség ennek ismerete.

A grafikonon látszik, hogy a cég teljes készletértékének jelentős hányada ebbe, a potenciálisan megtakarítható hányadba esik: nem az igényekhez igazítják a raktárkészleteket, hanem túlraktároznak.

Elfekvő készletek – mit kezdjünk velük?

A folyamatosan változó piaci igények, vagy egyszerűen csak a nem jól átgondolt beszerzési stratégia vagy hiba folytán előfordulhat, hogy bizonyos termékekből olyan készleteket halmozunk fel, amelyek aztán elfekvő készletté válnak. Fontos megtalálnunk azokat, amelyeket érdemes akcióban meghirdetni, eladásukhoz börzét rendezni, vagy akár óriási engedményekkel kiárusítani valamilyen módon.

Az így felszabaduló tőkét befektethetjük olyan termékekbe, amelyek rövid megtérülési idővel rendelkeznek és a kiesett profitot gyorsan visszahozzák. Amelyeket már végképp nem tudunk eladni, ott meg kell hozni a döntést és megszabadulni tőlük minden áron – a raktárban csak a helyet foglaló termékek is pénzbe kerülnek: a raktározás kamatterhe, a szabad helyek foglalása, esetleges mozgatási szükségessége terhet jelent.

Az ábrán egyik partnerünk elfekvő készlete látható. Több, mint 150 M Ft készlet van ezeken a pozíciókon úgy, hogy a havi értékesítési volumene ezen cikkek összességének kevesebb mint 1 M Ft.

Analíziseink segítségével ellenőrizhető, hogy a beszerzés mennyire végzi pontosan munkáját: figyelembe veszi-e a termékek már meglévő készletét, összehasonlítja-e azt a meglévő rendelésekkel, illetve az értékesítés vagy termelésben történő felhasználás folyamatos ütemével.

Ezeknek az információknak a segítségével elkerülhető a túlkészletezés, valamint nem invesztál felesleges pénzeket a cég olyan beszerzésekbe, amelyeknek nincs értelme, vagy nem igazolt a szükségességük. Tudjuk, hogy minden cégnél vannak ilyen termékek, de vajon mennyi időbe telik megtalálni ezeket?

A grafikonon az látszik, hogy egy már eddig is nagy készletekkel rendelkező termék esetében augusztus és szeptember hónapban is történt beszerzés, amit semmi sem indokol, hiszen a készletek elegendőek lettek volna minden igény kielégítéséhez.

A magas készletfedezet sokba kerül

Ahhoz, hogy a beszerzési és készletezési stratégiánk optimális legyen, meg kell határoznunk az egyes termékekre vagy termékcsoportokra vonatkozó készletfedezeti időket, azaz azt az időtartamot, amennyit a gyártásban történő felhasználás vagy az értékesítés átlagos volumene által diktált értékek alapján a terméknek készleten szabad töltenie.

Ezek megnövekedése elfekvő készleteket fog eredményezni, illetve ezek figyelésével elkerülhetjük a halott készletek problémáját, valamint az azokkal járó veszteséget. Egy jól működő termelő cég esetén a termékek zömének néhány hetes, vagy maximum egy-két hónapos készletfedezeti idővel szabad rendelkeznie, főleg a nagy értékű termékek tekintetében. Értékesítések során sem szabad ezt az értéket sokkal feljebb engedni és elengedhetetlen a folyamatos kontroll az értékek felett.

Partnerünk tudatosan megtalált termékei esetében az átlagos készletfedezeti idő 80 hónap, azaz több mint 7 évre elegendő készletet kötött le ezeknél a termékeknél.

Pozicionáljuk a beszerzés feladatait

A termékek értékesítésben elfoglalt pozíciójának meghatározása nagyon fontos a beszerzés feladatainak kiosztása szempontjából. A másik fontos mutatószám a cikkek esetében azok igényfolyamatossága, azaz annak mérése, hogy periódusonként mennyire egyenletes a termék fogyása, akár gyártásban történő felhasználásról, akár értékesítési trendről beszélünk.

Ezek kombinációjának segítségével olyan szegmensek jönnek létre, amelyek meghatározzák a beszerzési stratégiánk kialakítását és óriási segítséget nyújtanak abban, hogy a beszerzésért felelős személyek a legoptimálisabban végezhessék munkájukat.

Az ábrán az értékesítés szerinti osztályozás, valamint az igényfolyamatosságnak megfelelő besorolás során létrejött szegmentálás grafikonja látható.

Nagy előrelépést jelenthet a cégben, ha megtaláljuk azokat a termékeket, amelyek beszerzése gyors és egyszerű, amiből nem kell hatalmas készleteket felhalmoznunk, hiszen gyorsan beszerezhető, ezáltal a beszállító partner viseli ennek kockázatait.

A másik pólus megtalálása is fontos, hiszen sem a termelés nem állhat le és nem akarjuk kockáztatni, hogy vevőink számára nyújtott kiszolgálási fokunk csorbát szenvedjen. Mindkét típusra más-más beszerzési stratégiát kell alkalmazni és fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy mely termékeink esnek melyik kategóriába.

A képen egy olyan cikk látható, amelynek beszerzési és értékesítési vonala szinte lefedi egymást, azaz gyorsan, az igényeknek megfelelően beszerezhető termékről van szó, mégis, ehhez képest hatalmas készletmennyiséggel. Ilyen esetekben az ingadozás mértékétől valamivel nagyobb biztonsági készletet elég tartani.

Mérjük a beszállítókat

Fontos tudnunk, hogy beszállítóink milyen teljesítménnyel rendelkeznek, mennyire bízhatunk meg teljesítményükben, mennyire tudják teljesíteni az általunk felállított követelményeket. Több szempont szerint is osztályozhatjuk őket, egyik legfontosabb, hogy a megrendelt árut leszállítják-e akkor, amikor a gyártásban vagy értékesítési folyamatban arra szükségünk van.

További fontos szempont a leszállított termékek minőségi vagy mennyiségi hiányossága, a termék árának megfelelősége, illetve természetesen a szubjektív tapasztalatunk is az adott beszállítót illetően. Mindezeket figyelembe véve rangsorolhatjuk őket, és pozíciójuktól függően motiválhatjuk vagy elmarasztalhatjuk ezeket a partnereket.

A grafikonon több termék és azok beszállítóinak együttes vizsgálata utáni értékek láthatók, melyek mutatják a beszállítások pontosságát, valamint a korábbi beszállítások és a késve érkezetteket is.

Értékviszonyok analízise

Fontos tudnunk, hogy akár beszerzés, értékesítés vagy készletezés szempontjából vizsgáljuk adatainkat, meg tudjuk találni azokat az elemeket – legyen szó termékről, partnerről vagy akár földrajzi területről – amelyek vizsgálata fontosabb a többi elem analízisénél.

Az eloszlások vizsgálatával arra a körre tudunk koncentrálni amelyek számunkra a legfontosabbak, illetve le tudjuk válogatni azokat az elemeket, amelyeknél más típusú döntéseket kell meghoznunk. Mindig egy a lényeg: döntéshozás előtt tudnunk kell, hogy melyek azok az elemek, amelyekre a legnagyobb hatással lesz a döntésünk, illetve ismernünk kell azokat, amelyek a legnagyobb mértékben kell, hogy befolyásolják döntéseinket.

A grafikonon egy cég értékesítési eloszlása látszik a partnerek tekintetében: látható például, hogy a partnereknek mindössze valamivel több mint 10%-a adja a teljes értékesítési forgalom 75%-át. Az is leszűrhető, hogy a partnerek több mint fele a lapos tetőn van, azaz az értékesítési forgalom alig néhány százalékát teszik ki.

Az egyik legfontosabb kontrolling kérdés, hogy ismerjük-e partnereink, termékcsoportjaink, vagy akár termékeink tekintetében, hogy az elmúlt időszakokban milyen változásokon mentek át… Figyelnünk kell a legnagyobb értékben növekvő partnerekre, az értékesítések során emelkedő tendenciát mutató termékekre és csoportokra, mindemellett ugyanúgy, a veszteség irányába tartó cikkekre is.

Tudnunk kell látni, hogy melyik elem milyen arányban, milyen forintosított értéken vagy mennyiségben változik, hiszen a változások figyelése a siker egyik alapja – így tudunk rugalmasan alkalmazkodni a piaci igényekhez.

A grafikonon több partner 3 hónapra visszatekintő értékesítési forgalma látható.

Tervezzünk, hogy ellenőrizhessünk

Ahhoz, hogy folyamatosan figyelhessük cégünk fejlődését, terveznünk kell folyamatainkat. Az értékesítések tervezésénél vagy saját modellt alkalmazva, vagy pedig a meglévő, előző év vagy évek adatait figyelembe véve végezhető el a tervezés, amelynek fontos részlete, hogy ha szükséges, akkor változtathassunk rajta, hiszen az élet mást is produkálhat, mint amit előre elgondolunk.

Az összehasonlítás fontos feladata a kontrolling tevékenységnek, a mérhető mutatószámok sokat segítenek a döntések helyes meghozatalában.

A grafikonon egy cikkcsoport tagjainak tervezése látható, a tavalyi forgalomhoz mért adatok alapján, kiegyenlített algoritmussal.